Gepubliceerd op: 3 juli 2020 Je hebt al je to do’s zo goed als afgewerkt, je bureau is opgeruimd en je staat klaar om op vakantie te vertrekken. Tijd om je out of office in te stellen. Maar een simpele “ik ben op vakantie” daar is niemand wat mee. Wat moet er zeker in een out of office staan?
Hier geven we een aantal tips:
1. Waarom ben je er even niet?
Ben je op vakantie? Onderga je een operatie? Neem je een paar dagen rust? Ben je technische werkloos? Geef aan waarom je er enkele dagen afwezig bent maar ga daarin niet te ver. Klanten en collega’s hebben niets aan een gedetailleerde reisplanning of de details van jouw medische ingreep.
Vervang dus “Wij trekken twee weken door het zuiden van Frankrijk. We doen eerst een tussenstop in Lyon en rijden dan verder richting het zuiden waar we onze tent zullen opzetten op een camping aan de Ardèche. De tweede week rijden we door richting Cannes waar we een huisje hebben gehuurd.” Door “Ik geniet van twee weken vakantie.”
2. Hoelang ben je afwezig?
Het is altijd handig om te weten hoelang iemand niet aanwezig zal zijn. Een dag langer op een antwoord wachten is aanvaardbaarder dan twee weken. Vermijd alle verwarring en communiceer duidelijk hoelang je afwezig zal zijn. Zet in jouw out of office wanneer je terug zal zijn.
Bijvoorbeeld: “Ik ben afwezig vanaf 14 juli en zal maandag 27 juli terug aanwezig zijn.” Als je enkel schrijft dat je “twee weken afwezig” zult zijn, weet niemand wanneer die twee weken ingaan en eindigen.
3. Is er een hulplijn?
Jouw klanten kunnen een dringende vraag hebben die niet kan wachten tot na jouw afwezigheid. Zet dus in je out of office bij wie ze terecht kunnen. Vermeld naam, een vast telefoonnummer of e-mailadres. Licht die hulplijn ook in dat je hem of haar in je out of office vernoemt.
Let erop dat je niet te dwingend overkomt: “Bij dringende vragen, neemt u contact op met collega X” schrikt de lezer af. Hij zal denken dat die collega het al enorm druk heeft. Schrijf dus beter: “Tijdens mijn afwezigheid, helpt collega X u graag verder.”
4. Ben je helemaal out of office? Of lees je je mails nog tussendoor?
In deze digitale tijden is het voor sommigen moeilijk om volledige rust te nemen. Met je smartphone in de hand, blijf je heel gemakkelijk toegang hebben tot je werk e-mail. Klanten kunnen hier ook vanuit gaan. Om het zekere voor het onzekere te nemen, zet je in je Out of Office of je je mails tijdens je afwezigheid zal lezen of niet.
Onze tip is om volledig afstand te nemen van je werk, zodat je de volle vakantieperiode je batterijen kan opladen. Zet dus in je out of office iets als: “Ik heb geen toegang tot mijn mails.” Of “Ik zal mijn mails niet lezen tijdens mijn afwezigheid.”
5. Maak er iets persoonlijk van
Een droge out of office is informatief en zeer nuttig, maar een persoonlijke out of office maakt het net iets leuker om te lezen. Vermeld je vakantiebestemming of gebruik humor in je out of office.
Bijvoorbeeld: “Tot en met 15 juli werk ik aan mijn beachvolleyskills in Spanje. Mijn collega X helpt je graag verder tijdens mijn digitale detox op het nummer 01 234 56 78. Ik ben – hopelijk met een kleurtje – terug op kantoor op 29 juli.”
6. Stel je out of office een dag van tevoren in
Het is half vijf en je staat klaar om naar huis te vertrekken. Je bureau is opgeruimd en je collega’s ingelicht. En dan moet je nog snelsnel je out of office instellen. Op zulke momenten wordt er al eens gekozen voor de “Ik ben twee weken afwezig”. Stel daarom je out of office al een dag van te voren in.
Zo weten jouw klanten ook dat je die laatste dag vooral zaken afhandelt en zijn ze al ingelicht. Je kan je out of office, best ook een dagje langer laten opstaan. Zo weet iedereen dat je die dag net terug bent en nog niet onmiddellijk zal antwoorden op nieuwe mailtjes.