Gepubliceerd op: 23 maart 2020 Met de coronacrisis en verplicht thuiswerk zullen vergaderingen nu op en andere manier moeten. Dankzij moderne technologie kunnen we gelukkig “videobellen” en op die manier een vergadering via een call organiseren. Maar hoe pak je zo’n videovergadering nu goed aan?
1. Kies de juiste tool
Bij het kiezen van een programma zal je moeten nadenken over enkele zaken: hoeveel deelnemers moeten volgen? Wil je je scherm kunnen delen? Bestanden delen? Welk achterliggend systeem heb je nodig? Werkt jouw bedrijf al met Microsoft, dan is Teams een goed idee. Gebruik je Google, dan is Google Hangouts een optie. Andere populaire tools zijn Zoom, Discord en Whereby.
2. Zorg voor een stabiele internetverbinding
Een verbinding die wegvalt midden in een interessante discussie is vervelend. Kijk dus vooraf na of je een goede verbinding hebt via Wifi. Wil je zeker zijn? Gebruik dan een netwerkkabel. Stem ook even af met andere huisgenoten die hetzelfde netwerk gebruiken. Test op voorhand ook even je geluid en video. Merk je vertraging op de lijn tijdens de call, zet dan even je video uit.
3. Gebruik oortjes of een hoofdtelefoon met microfoon
Videobellen is leuker met beeld, maar audio is het belangrijkste, zeker wanneer de internetverbinding niet stabiel is. Zorg er daarom voor dat je goed te horen bent door oortjes of een hoofdtelefoon te gebruiken met een ingebouwde microfoon, zoals de oortjes van je smartphone. Probeer andere programma’s op voorhand te sluiten zodat ze niet plots lawaai kunnen maken en zit je met meerdere in een call, zet je audio dan uit wanneer je niet spreekt.
4. Kies de juiste locatie
Zoek een plek in huis waar je ongestoord kan werken. Waar niet continu huisgenoten passeren en waar het stil is. De hoek van de keuken of een aparte ontspanningsruimte zijn goede opties. Maar vermijd je slaapkamer om zo je goede nachtrust te bewaren.
5. Denk aan de belichting
Zet geen grote lichtbron achter jou. Ga dus niet voor een raam zitten of een grote lamp. Want zo zullen de mensen enkel een witte vlek zien met in het midden een donkere schim. Plaats wel een lichtbron achter de camera van je laptop zodat jouw gezicht wordt belicht.
6. Duid een gespreksleider aan
In een videovergadering is het moeilijker na te gaan of iedereen nog mee is. Daarom is het aangewezen een gespreksleider aan te duiden. Hij of zij ziet erop toe dat iedereen aan bod komt en pauzeert af en toe de vergadering om na te gaan of er iemand met vragen zit. Gebruik als deelnemer de knop “hand opsteken” als je zelf een vraag wilt stellen. Zo vermijd je chaos en kakafonie in de call. De gespreksleider moet erop toezien wie zijn hand heeft opgestoken en een vraag wilt stellen.
7. Neem de meeting op
Had je een dubbele boeking of geen tijd om de videovergadering te volgen? Vraag dan om de call op te nemen. Hiervoor moet wel iedereen die deelneemt eerst zijn toestemming geven. Met sommige tools kan je ook jouw call automatisch laten uitschrijven, maar natuurlijk werkt dit beter bij videocalls in het engels.
Heb je nog andere tips nodig om vlot thuis te werken? Die vind je hier!