Gepubliceerd op: 29 juni 2022 De zomervakantie nadert razendsnel en dus ook de afwezigheden van collega’s. Dankzij een out of office weet je wie er wel en niet aanwezig is. Maar wat zet je nu in zo’n out of office bericht?
Robots die voor jou het werk opknappen terwijl jij op vakantie bent, die zijn er nog niet. Maar dankzij een afwezigheidsassistent kan je je werk bij terugkomst al iets lichter maken. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw Out of office ook echt werkt? Wat moet je zeker in je out of office zetten?
1. “Ik ben op reis”
“Ik geniet van vakantie” Of “ik ben afwezig wegens ziekte” zijn twee totaal verschillende afwezigheden. In een out of office kan je een reden meegeven. Zo weten jouw contactpersonen ook meteen waarom je er niet bent. Ga hierin niet te ver: een uitgebreide reisplanning of details over je ziekte zijn niet nodig.
2. “Van 1 juli tot 15 juli”
Zet er niet in “Ik ben afwezig” maar voeg ook zeker een einddatum toe. Zo weten jouw contactpersonen wanneer je terug bent. Schrijf niet “Twee weken”, want zo heb je geen start- en einddatum. Weet je nog niet wanneer je terug zal zijn, bijvoorbeeld na een lange revalidatie? Geef dit dan ook aan met bijvoorbeeld “voor onvoorziene tijd afwezig”.
3. “Je kan bij vragen terecht bij mijn collega”
Soms kan iets echt niet wachten tot je terug bent. Zet daarom in jouw out of office een contactpersoon. Iemand die op de hoogte is van waar je mee bezig bent. Licht deze persoon op voorhand in en vraag of je zijn of haar gegevens mag toevoegen: de naam, een telefoonnummer en een e-mailadres.
4. “Ik heb beperkte toegang tot mijn mails”
Ben jij iemand die je mails tijdens je afwezigheid nog wel wilt lezen en beantwoorden? Laat dit dan weten in jouw out of office. Ga je er liever volledig tussenuit? Schrijf dan “ik lees je mail bij terugkomst”.
5. Bonus: voeg iets persoonlijk toe
Heb je alle bovenstaande elementen toegevoegd in je out of office? Dan is die informatief en helder. Maar misschien wil je er toch iets persoonlijks aan toevoegen? Dan kan dat, maar overdrijf niet. Geef bijvoorbeeld mee waar je naar op reis gaat.
Extra tip! Stel je out of office een dag vroeger in
Vaak worden out of office-berichten last minute ingesteld. Of soms zelfs vergeten. Zorg dat dit je niet overkomt en zet een reminder in je agenda of activeer hem een dag op voorhand. Zo weten klanten en collega’s dat je binnenkort afwezig zal zijn.
Kom je terug op kantoor? Laat je out of office dan nog even aanstaan. Zo is het duidelijk dat dit je eerste werkdag terug is en je nog niet onmiddellijk zal antwoorden op nieuwe mails.