Les vacances d'été approchent à grands pas, tout comme les absences des collègues. Grâce à un out-of-office, vous savez qui est présent et qui ne l'est pas. Mais qu'est-ce que vous mettez dans un tel message ?
Les robots qui font le travail à votre place pendant que vous êtes en vacances, ça n'existe pas encore. Mais grâce à un out-of-office, vous pouvez déjà alléger un peu votre travail lors de votre retour. Mais comment s'assurer que votre out-of-office fonctionne réellement ? Que devez-vous absolument mettre dans votre out-of-office ?
1. "Je suis en vacances"
"Je suis en vacances" ou "Je suis absent pour cause de maladie" sont deux absences totalement différentes. Vous pouvez donner une raison. De cette façon, vos contacts sauront immédiatement pourquoi vous n'êtes pas là. N'allez pas trop loin : un plan de voyage détaillé ou des détails sur votre maladie ne sont pas nécessaires.
2. "Du 1er juillet au 15 juillet"
Ne mettez pas "Je suis absent", mais veillez à inclure également une date de fin. Ainsi, vos contacts sauront quand vous êtes de retour. N'écrivez pas "Deux semaines", car de cette façon, vous n'avez pas de date de début ou de fin. Vous ne savez pas encore quand vous reviendrez, par exemple après une longue réhabilitation ? Puis écrivez également "absent pour une période imprévue".
3. "Si vous avez des questions, vous pouvez contacter mon collègue".
Parfois, quelque chose ne peut vraiment pas attendre jusqu'à ce que tu reviennes. Par conséquent, ajoutez une personne de contact dans votre out-of-office. Quelqu'un qui est conscient de ce que vous faites. Informez cette personne à l'avance et demandez-lui si vous pouvez ajouter ses coordonnées : nom, numéro de téléphone et adresse électronique.
4. "J'ai un accès limité à mes mails".
Vous voulez toujours lire vos courriels et y répondre pendant votre absence ? Si c'est le cas, faites-le savoir par votre out-of-office. Vous préférez vous détendre complètement pendant vos vacances ? Puis écrivez "Je lirai votre courrier à mon retour".
5. Bonus : ajoutez quelque chose de personnel
Avez-vous ajouté tous les éléments ci-dessus à votre out-of-office ? Alors, il est informatif et clair. Mais peut-être souhaitez-vous ajouter quelque chose de personnel ? Vous pouvez, mais n'en faites pas trop. Par exemple, partagez votre destination.
Conseil supplémentaire ! Déclarez votre départ du bureau un jour plus tôt
Souvent, les messages d'absence du bureau sont fixés à la dernière minute. Ou parfois même oublié. Faites en sorte que cela ne vous arrive pas et mettez un rappel dans votre calendrier ou activez l'out-of-office un jour à l'avance. De cette façon, les clients et les collègues savent que vous serez bientôt absent.
Vous revenez au bureau ? Puis laissez votre out-of-office actif pendant un certain temps. De cette façon, il est clair que c'est votre premier jour de retour au travail et que vous ne répondrez pas immédiatement à de nouveaux e-mails.